La importancia de las TIC no solamente concierne a los expertos. Su impacto permea todas las áreas de una organización, de tal manera que aunque no sea nuestro principal foco o participemos en procesos en los que la tecnología juegue un papel secundario, no podemos eludir las implicaciones y los beneficios que éstas tienen en el mundo.
Comencemos por mencionar que las TIC son aquellas tecnologías que tienen como propósito gestionar datos e información para transmitirla de un “lugar” a otro, facilitando y agilizando procesos de comunicación y trabajo. Podríamos considerar como las principales funciones de las TIC las siguientes:
- Digitalizar la información y los datos: las organizaciones y las personas generamos información de una manera dinámica y exponencial todos los días. Esa información puede tener diferentes formas, como son: fotografías, textos, audios, videos, datos numéricos, gráficas, etc. Surge entonces la necesidad de almacenar dicha información en algún sitio, para que posteriormente se pueda acceder a ésta en cualquier otro momento y casi desde cualquier otro lugar o dispositivo. Digitalizar los datos permite mayor seguridad en el almacenamiento y que el uso y reuso de la información impulse el desarrollo de la empresa y simplifique algunas tareas en los procesos de trabajo.
- Transmitir instantáneamente mensajes: esta función permite generar una comunicación metasincrónica (que transciende el tiempo y el espacio) con el apoyo de la tecnología; esto quiere decir que podemos enviar un mensaje o información desde nuestro celular o computadora a cualquier persona, en cualquier parte del mundo, y que ella puede leerlo en cualquier otro momento y responder a la conversación de forma puntual, a pesar del tiempo y del espacio. Al respecto, cabe destacar que en una comunicación metasincrónica puede haber varias conversaciones a la vez en las que se mantienen los parámetros mencionados. Aquí se utilizan todas aquellas herramientas tecnológicas que facilitan la comunicación, como son: correos, chats, rede sociales, apps, foros, wikis, dispositivos móviles, sitios de colaboración, etcétera, que empleamos todos los días para fines distintos en el trabajo.
- Generar interactividad entre el usuario y la tecnología sea cual sea el proceso: requerimos poder relacionarnos de manera sencilla y práctica con la tecnología y con otras personas. Esta interactividad permite crear relaciones colaborativas y de innovación, aprovechando al máximo la flexibilidad de las TIC y los diversos talentos de los equipos de trabajo. La interactividad es una función que invita a replantear formas de trabajo; es decir, hoy en día es más fácil, por ejemplo, colgar un documentos en algún escritorio en la nube, para que varios colaboradores, sin importar dónde se encuentren físicamente.
- Automatizar los procesos: se trata quizá del paso más importante, ya que no basta con tener los datos guardados en algún sitio o poder interactuar con diversas personas en distintos tiempos y espacios, si esto no impulsa la sistematización de procesos y datos dentro de la organización. La automatización nos permite generar nuevas formas de trabajo, de comunicación y de gestión, agilizando procesos y garantizando la reducción de tiempos y costos. Es importante puntualizar que actualmente asistimos a un escenario en el que las TIC tienen cada vez mayor presencia en los procesos de la organización. Lo anterior implica mayor flexibilidad de aprendizaje para poder avanzar al ritmo de las innovaciones y del progreso. El uso de las TIC empieza a ser exponencial en el universo laboral y en el mundo cotidiano; cada vez las involucramos más, consciente o inconscientemente en las tareas que resolvemos día a día, como pueden ser: comunicarnos con nuestro equipo de trabajo, generar nuevos proyectos, registrar evidencias de procesos, compartir información de una forma más rápida, estudiar y leer informes, libros, artículos y muchos otros materiales y documentos desde nuestros dispositivos móviles
Claro está que la incorporación de las TIC permite sistematizar el grueso de las funciones que desempeñamos, con lo cual se favorece que concentremos tiempo y esfuerzo en actividades que requieran procesos cognitivos de innovación y creatividad, que van de la mano con el desarrollo del potencial y talento de los colaboradores en una compañía.
Es necesario replantear las TIC en nuestro trabajo y en nuestra vida y emplearlas a nuestro favor para impulsar la colaboración, la efectividad, rentabilidad y productividad, así como la creación de capital intelectual y el despegue de la innovación.
Hoy en día la combinación entre crear datos y aprovechar al máximo las nuevas tecnologías da como resultado beneficios increíbles para la organización y la persona; es decir, deja de ser un crecimiento lineal, ya que las ventajas se multiplican y se pueden obtener diversos resultados, a raíz de infinidad de combinaciones en el manejo de las herramientas tecnológicas.
Estar actualizados e informados sobre los diferentes avances en las TIC no implica que debamos ser expertos en tecnología, sino más bien exige de nosotros un alto grado de curiosidad sobre cómo innovar en nuestros procesos de colaboración y de creación así como una apertura para renovar las tareas que realizamos de forma tradicional. Así, por ejemplo, si las minutas de las reuniones las registramos en un escritorio virtual y dejamos que todos los participantes anoten sus impresiones, estamos alcanzando altos resultados a través de un camino innovador.
Con el ejemplo anterior, queda claro que podemos llegar a la misma meta con mayor rapidez y asertividad, incorporando las TIC en las tareas a resolver. Sin duda, el uso de las TIC, genera caminos nuevos o adecuaciones a los que ya existen, que garantizan el logro puntual de objetivos laborales de comunicación.
Es esencial que este camino de incorporación de las TIC se recorra acompañados de la asesoría de los que sí son expertos en su manejo y aplicación; sólo así encontraremos la mejor forma de explotar y emplear dichas tecnologías; y podremos distinguir cuál nos conviene más en los diversos procesos que llevamos a cabo.
Sin duda, para poder ir a la vanguardia y romper paradigmas es importante no quedarse rezagado en lo que respecta a las TIC. Es indispensable aprender a aplicar y conjugar herramientas que permitan optimizar el manejo de la información y que establezcan los canales más eficientes de comunicación y trabajo. Esto es vital para el éxito.